Die „virtuelle“ Beschlussfassung – vermeintlich einfach, praktisch schwer?

Zwischenzeitlich ist weitläufig bekannt, dass Organbeschlüsse in Vereinen und Stiftungen in hybriden oder (rein) virtuellen Versammlungen gefasst werden können. Gemeint ist damit eine Beschlussfassung unter Einsatz elektronischer Kommunikationsmittel, z. B. in Videokonferenzen. Falls Satzungsbestimmungen hierzu fehlen, ist die gesetzliche Basis für diese Art der Beschlussfassung in § 32 Abs. 2 BGB zu finden. Diese für Mitgliederversammlungen von Vereinen geltende Vorschrift gilt entsprechend für weitere Vereins- und auch Stiftungsorgane, wie z. B. für den Vorstand (§ 28 und § 84b BGB); sie besagt:

„Bei der Berufung der Versammlung kann vorgesehen werden, dass Mitglieder auch ohne Anwesenheit am Versammlungsort im Wege der elektronischen Kommunikation an der Versammlung teilnehmen und andere Mitgliederrechte ausüben können (hybride Versammlung). Die Mitglieder können beschließen, dass künftige Versammlungen auch als virtuelle Versammlungen einberufen werden können, an denen Mitglieder ohne Anwesenheit am Versammlungsort im Wege der elektronischen Kommunikation teilnehmen und ihre anderen Mitgliederrechte ausüben müssen. Wird eine hybride oder virtuelle Versammlung einberufen, so muss bei der Berufung auch angegeben werden, wie die Mitglieder ihre Rechte im Wege der elektronischen Kommunikation ausüben können.“

Was einfach klingt, ist in der Praxis offenbar schwer. Das zeigt die aktuelle Rechtsprechung, aus der pars pro toto das Urteil des AG Spandau v. 27.06.2024 herauszustellen ist: Danach ist es nicht rechtens, „Online-Teilnehmern“ eine Frist zu setzen, nach deren Ablauf ein Zugang zur Versammlung verwehrt ist. Im Übrigen ist es danach ungenügend, dass die Einladung zur Sitzung nur über die Abstimmungssoftware, nicht aber über die Software zur Teilnahme an der Versammlung (v. a. das Rede-, Frage- und Antragsrecht) informiert. Derlei Fehler führen zur Nichtigkeit der gefassten Beschlüsse. Zur Vermeidung solch gravierender Rechtsfolgen stehen wir Ihnen beratend gerne zur Seite.