E-Rechnungspflicht bringt Automatisierungspotenziale
Durch das Wachstumschancengesetz (veröffentlicht am 27. März 2024) kommt es zu einer völligen Neuordnung in Bezug auf die Ausstellung, die Übermittlung und den Empfang von Rechnungen und Gutschriften zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmern (B2B). Bislang war die Papier- oder die PDF-Rechnung auch im zwischenunternehmerischen Bereich das Maß aller Dinge und vor allem für kleinere Unternehmer sehr gut handhabbar. Beim Bezug von Waren oder Dienstleistungen konnte man seinem Vertragspartner, der einem eine elektronische Rechnung zukommen lassen wollte, widersprechen. Dies ist ab 2025 nicht mehr möglich und das ist gut so, denn mit der Pflicht zur elektronischen Rechnung ergeben sich enorme Standardisierungs- und Automatisierungspotenziale für alle Unternehmen.
Unterschieden wird ab dem 1. Januar 2025 zwischen der sog. E-Rechnung und einer sonstigen Rechnung. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatisierte elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format muss grundsätzlich der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen. Hierzu zählt u. a. die XRechnung, die bereits seit einiger Zeit im öffentlichen Auftragswesen zum Einsatz kommt oder Rechnungen im hybriden ZUGFeRD-Format, einer gängigen Kombination aus PDF-Format und XML-Datei. Unter bestimmten Voraussetzungen sind für die elektronische Rechnungsstellung auch individuelle Vereinbarungen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger über das genutzte Format zulässig. Sowohl die Papierrechnung als auch eine PDF-Rechnung gelten ab 2025 als sonstige Rechnung.
Bei der E-Rechnungspflicht ab 2025 gilt es, zwischen der Pflicht, E-Rechnungen empfangen und E-Rechnungen ausstellen zu müssen, zu unterscheiden:
Ab dem 1. Januar 2025 müssen sämtliche inländische Unternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmer zu empfangen und dies unabhängig von der Unternehmensgröße. Dabei ist davon auszugehen, dass ein standardisiertes Rechnungsformat eine geradezu katalytische Wirkung auf den digitalen Reifegrad von Unternehmen ausüben wird. Dort, wo heute noch Papier- oder PDF-Rechnungen den Regelfall darstellen, werden die Unternehmen künftig ein und dasselbe Rechnungsformat erhalten und könnten darauf basierend alle weiteren Prozessschritte wie Rechnungsprüfung, Verbuchung etc. automatisieren. Dazu passt auch die Nachricht, dass das auch das BMF plant, die Unternehmen mit einem kostenlosen Angebot zum Erstellen und zur Visualisierung der E-Rechnung zu unterstützen. Hiervon dürften vor allem Unternehmer Gebrauch machen, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind oder keinen Geschäftsbetrieb unterhalten, wie z. B. bei der bloßen steuerpflichtigen Vermietung einer Immobilie.
Bis einschließlich 2026 dürfen weiterhin sonstige Rechnungen (z. B. Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen) ausgestellt und versendet werden. Ab dem 1. Januar 2027 müssen jedoch alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als EUR 800.000 im inländischen B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen und versenden. Ab dem 1. Januar 2028 gilt dies für sämtliche Unternehmen bei Leistungserbringung an einen anderen inländischen Unternehmer. Unternehmen, die ihre Umsätze ausschließlich gegenüber Nichtunternehmern (B2C) oder gegenüber ausländischen Unternehmern erbringen, müssen folglich nur sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfangen können.
Unternehmen, für die aufgrund ihrer Tätigkeit bislang sowohl auf der Eingangs- als auch auf der Ausgangsseite keine Notwendigkeit bestand, E-Rechnungen zu empfangen und/oder auszustellen, müssen sich nun auf die E-Rechnung einstellen. Für die Unternehmen bietet sich dabei die Chance zur Digitalisierung, indem die eingehenden bzw. ausgehenden Rechnungen automatisiert einer ordnungsgemäßen Verbuchung und weiteren automatisierten Verarbeitung zugeführt werden. Gelingt dies, sind wir davon überzeugt, dass die E-Rechnung zum Erfolgsmodell für Fiskus, Wirtschaft und Berufsstand wird.