E-Rechnungspflicht ab 2025

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Dr. Patrick Burghardt

Steuerberater

Mit dem Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness (sog. Wachstumschancengesetz, verkündet im Bundesgesetzblatt am 27.03.2024) wurde das Umsatzsteuergesetz im Bereich der Rechnungsstellungspflichten mit Wirkung zum 01.01.2025 grundlegend geändert. Ab dem Jahr 2025 (mit Übergangsregelungen) sind Rechnungen über Umsätze zwischen inländischen Unternehmern ausschließlich in einem bestimmten strukturierten XML-basierten elektronischen Format auszustellen. In diesem Fall sieht das Umsatzsteuergesetz zukünftig nicht mehr vor, dass der Leistungsempfänger der Ausstellung einer E-Rechnung zustimmen muss bzw. widersprechen darf. Mit der E-Rechnungspflicht soll die Digitalisierung in der Wirtschaft gefördert und die Grundlage für ein zukünftiges transaktionsbezogenes Meldesystem geschaffen werden. Flankierend zur gesetzlichen Neuregelung hat das BMF am 15.10.2024 ein Schreiben erlassen und darin zu verschiedenen rechtlichen Aspekten Stellung bezogen.

Ab 2025 werden nur noch solche Rechnungen als elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) verstanden, die in einem bestimmten strukturierten (der europäischen Normenreihe EN 16931 entsprechenden) elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Strukturierte elektronische Rechnungen, wie sie bereits jetzt im sog. EDI-Verfahren zumeist zwischen großen Unternehmen ausgetauscht werden, gelten ebenfalls als E-Rechnungen. Alle anderen Rechnungen (z. B. Papierrechnungen, PDF-Rechnungen) werden zukünftig als sonstige Rechnung bezeichnet.

Die E-Rechnungspflicht gilt nur für Rechnungen über Lieferungen oder sonstige Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland ansässig sind. Somit gilt die E-Rechnungspflicht nur für den inländischen B2B-Bereich.

Von der E-Rechnungspflicht ausgenommene Umsätze

  • Rechnungen über Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind (z. B. Bildungsleistungen, Versicherungsumsätze, Bankumsätze, Vermietungsumsätze)

  • Rechnungen über Umsätze von oder an einen im Ausland ansässigen Unternehmer

  • Rechnungen über Umsätze an private Endverbraucher

  • Rechnungen über Umsätze an eine nichtunternehmerische juristische Person mit oder ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (z. B. Rechnungen an eine insgesamt nichtunternehmerische Finanzholding)

  • Rechnungen über Umsätze an einen Unternehmer für dessen nichtwirtschaftlichen Bereich i. e. S. (z. B. Rechnungen an den ideellen Bereich eines gemeinnützigen Vereins oder an den hoheitlichen Bereich einer juristischen Person des öffentlichen Rechts)

  • Rechnungen über Umsätze an einen Unternehmer für dessen unternehmensfremden Bereich

  • ggf. Rechnungen von Kleinunternehmern

  • Kleinbetragsrechnungen (Gesamtbetrag ≤ EUR 250)

  • Fahrausweise

Besteht hinsichtlich der in Rechnung gestellten Umsätze nur teilweise eine E-Rechnungspflicht, so muss die gesamte Rechnung als E-Rechnung ausgestellt werden. Bei der Beurteilung, ob ein Leistungsempfänger als Unternehmer handelt, kann auf die Verwendung der USt-IdNr. oder der W-IdNr. abgestellt werden.

Bei der Einführung der E-Rechnungspflicht hat der Gesetzgeber eine Übergangsregelung eingeräumt. Bis zum 31.12.2026 können Rechnungen im inländischen B2B-Bereich weiterhin auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format (z. B. PDF) übermittelt werden. Insofern muss sich seitens des Ausstellens einer Rechnung bis zum 31.12.2026 zunächst nichts ändern. Unternehmer, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als EUR 800.000  betragen hat, können die Übergangsregelung sogar noch bis zum 31.12.2027 nutzen.

Wichtig zu wissen ist, dass die Übergangsregelung ausnahmslos für das „Ausstellen“ von E-Rechnungen gilt. Der steuerkonforme „Empfang“ von E-Rechnungen muss bereits ab dem ersten Tag im Jahr 2025 sichergestellt sein. Sollten Sie in der Übergangsphase eine PDF-Rechnung wünschen, sollte dies mit dem Leistungserbringer zivilrechtlich vereinbart werden. War der leistende Unternehmer im Übergangszeitraum berechtigt, eine E-Rechnung auszustellen, kann sich der Leistungsempfänger nicht auf das Umsatzsteuergesetz berufen, um eine sonstige Rechnung (z. B. PDF-Rechnung) zu verlangen.

Als Rechnungsempfänger ist zu beachten, dass bei einer bestehenden E-Rechnungspflicht grundsätzlich nur eine E-Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigt. Nur in Ausnahmefällen wird ein Vorsteuerabzug aus einer sonstigen Rechnung möglich sein.

Weder der Gesetzgeber noch das BMF schreiben für die Übermittlung der E-Rechnungen eine bestimmte Technologie vor. Insofern sind die Übermittlungen per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes und/oder der Download über ein Internetportal denkbar. Dabei wird zukünftig sicherlich die Übermittlung per E‑Mail an den Leistungsempfänger selbst oder dessen E-Invoicing-Dienstleister die verbreitetste Form sein.

Wie bereits bei Einführung der PDF-Rechnung vor gut 15 Jahren, ist der Unternehmer auch bei der jetzigen Einführung der E‑Rechnung gut beraten, wenn er die Rahmenbedingungen zur Rechnungseinreichung mit dem Lieferanten klar regelt. Dies kann z. B. im Rahmen der Beauftragung/Bestellung oder der AGB erfolgen.

Prozessual sind der Rechnungsausgang und der Rechnungseingang separat zu betrachten. Hierbei sind die folgenden steuerlichen Mindestanforderungen bei der Umsetzungen der E-Rechnungspflicht zu beachten.

Empfangspflicht ab 2025

  • Empfang von E-Rechnungen: Keine besondere Maßnahme erforderlich (z. B. Empfang per E-Mail oder Download aus Internetportal)

  • Aufbewahrung von empfangenen E-Rechnungen: Speicherung der Ursprungsdatei in einer revisionssicheren (GoBD-konformen) Umgebung über die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (z.B. DATEV Unternehmen Online, ERP-System, DMS, nicht: Laufwerkordner)

  • Automatisierte Verarbeitung: Optional, keine gesetzliche Pflicht

  • Umsatzsteuerliche Belegprüfung: Prüfung der E-Rechnung auf Konformität mit CEN-Normenreihe EN 16931 und §§ 14, 14a UStG

  • Lesbarmachung von E-Rechnungen: Lesbarmachung für den Betriebsprüfer über Visualisierungsanwendung

Ausstellungspflicht ab 2027 bzw. 2028

  • Ausstellen von E-Rechnungen: Ausstellen einer ordnungsgemäßen E-Rechnung

  • Aufbewahrung von ausgestellten E-Rechnungen: Speicherung der Kopie der E-Rechnung in einer revisionssicheren (GoBD-konformen) Umgebung über die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist oder Reproduktion aus dem Fakturierungsprogramm. Bei Reproduktion: Stammdaten-/AGB-Historisierung erforderlich

  • Lesbarmachung von E-Rechnungen: Lesbarmachung für den Betriebsprüfer über Visualisierungsanwendung

Für eine erfolgreiche und rechtskonforme Einführung der E-Rechnung ist es wichtig, die rechtlichen Vorgaben des Umsatzsteuerrechts und der GoBD zu kennen. Nehmen Sie daher Kontakt mit Ihrem Steuerberater auf, um zu prüfen, ob und inwieweit Sie von der E-Rechnungspflicht betroffen und welche technischen und prozessualen Schritte bei der Umsetzung erforderlich sind. Bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht bedarf es ergänzend technischer Unterstützung. Diesbezüglich sollten Sie zeitnah mit Ihrer IT-Abteilung, Ihren Anbietern der eingesetzten kaufmännischen Softwarelösungen und/oder E-Invoicing-Dienstleistern Kontakt aufnehmen. Sollte die Anschaffung einer neuen Software erforderlich sein, ist darauf zu achten, dass diese einen GoBD-konformen Einsatz in Ihrem Unternehmen ermöglicht.