Buchführung und Aufbewahrung von Unterlagen im Ausland – Erleichterungen durch das Jahressteuergesetz 2020

Kurz vor dem Jahresende hat der Gesetzgeber das Jahressteuergesetz 2020 verabschiedet. Unter anderem wurde dabei auch eine Erleichterung zur Aufbewahrung von Unterlagen geschaffen, die insbesondere multinationalen Unternehmen Erleichterungen verschafft.

Grundsatz: Buchführungs- und Aufbewahrungspflicht im Inland

Grundsätzlich sind alle Unterlagen, die für die Buchführung eines deutschen Unternehmens existieren, in Deutschland aufzubewahren und zu buchen. Dies betrifft beispielsweise alle Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kontounterlagen, Verträge, Jahresabschlüsse etc. Die Buchhaltung darf grundsätzlich nicht im Ausland geführt und gelagert werden; dies betrifft bereits die Speicherung der Daten auf Servern, die nicht in Deutschland stehen.

Praxis: Buchführung und Aufbewahrung z. T. im Ausland

Gerade für multinationale Unternehmensgruppen geht dieser Grundsatz aufgrund einer zentralen Datenspeicherung im ERP-System auf ausländischen Servern oder zentralen Buchhaltung im ausländischen Stammhaus oftmals an der gelebten Praxis vorbei.

Bisher: Ausnahme von der Pflicht nur auf Antrag möglich

Unternehmen konnten daher bislang einen schriftlichen Antrag stellen, die Bücher im Ausland führen und aufbewahren zu dürfen. Im Antrag sind etwa Informationen zum Serverstandort zu nennen und der jederzeitige Datenzugriff für die Finanzverwaltung zu versichern (z. B. für eine Betriebsprüfung oder eine Umsatzsteuer-Nachschau).

Neu: Für Buchführung und Aufbewahrung innerhalb der EU kein Antrag mehr nötig

Mit dem Jahressteuergesetz 2020 ist nun eine wichtige Vereinfachung für Unternehmen, die ihre Bücher innerhalb der EU führen (wollen), erfolgt. Die Buchführung und Aufbewahrung in einem anderen EU-Staat ist nun antragslos möglich, sofern Datenzugriffsrechte im Fall einer Außenprüfung sichergestellt sind.

Weiterhin: Antrag für Buchführung und Aufbewahrung im Drittstaat notwendig

Soll die Aufbewahrung und Buchführung in einem Drittstaat erfolgen, ist hingegen weiterhin ein Antrag zwingend erforderlich. Dies gilt auch im Fall einer elektronischen Aufbewahrung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen für umsatzsteuerliche Zwecke außerhalb der EU. Die Antragstellung soll jedoch zukünftig nicht nur schriftlich, sondern auch elektronisch möglich sein, was auf schnellere Genehmigungsprozesse hoffen lässt.

Fazit

Gerade internationale Unternehmen, die in Deutschland eine Betriebsstätte oder ein Tochterunternehmen gründen oder bereits unterhalten, führen oder speichern ihre Bücher aus organisatorischen Gründen oftmals im Ausland. Dabei wird häufig übersehen, dass hierfür ein Antrag zu stellen ist. Zumindest innerhalb der EU ist die Legislative nun von der Antragspflicht abgerückt und erkennt die abwicklungstechnische Realität multinationaler Unternehmen an. Für Unternehmen, die in Drittstaaten ihre Bücher führen und aufbewahren wollen, bleibt es hingegen bei der Antragspflicht.

Weiterhin: Separate umsatzsteuerliche Aufbewahrungs- & Mitteilungspflichten

Über die allgemeinen steuerlichen Regelungen hinaus stellt die Umsatzsteuer gesonderte Anforderungen, wenn der Unternehmer Rechnungen außerhalb Deutschlands aufbewahren will: Die Ausgangs- und Eingangsrechnungen sind weiterhin grundsätzlich im Inland aufzubewahren. Nur in dem Fall, in dem die Rechnungen elektronisch aufbewahrt werden und eine vollständige Fernabfrage (Online-Zugriff) gewährleistet ist, kann eine Verlagerung der Rechnungen ins Ausland (d. h. auf Server im Ausland) überhaupt erfolgen. Bei Verlagerungen der elektronischen Aufbewahrung in Drittländer wirkt der dann auch nach der allgemeinen Regelungen nötige Antrag und dessen Anforderungen auch für die Umsatzsteuer. Soll die elektronische Aufbewahrung im übrigen Gemeinschaftsgebiet erfolgen, muss der Unternehmer dem Finanzamt jedoch weiterhin unaufgefordert und schriftlich den Aufbewahrungsort mitteilen. Diese umsatzsteuerliche Mitteilungspflicht gilt ungeachtet der Tatsache, dass für die Verlagerung der steuerlichen Bücher und Aufzeichnungen in einen anderen EU-Staat nun keine allgemeine Antragspflicht aufgrund der Abgabenordnung mehr besteht.