Was bedeutet „Konvertierung - von der Bilddatei zum PDF-Format“?

Experten erläutern die GoBD

Der 7. Artikel aus der Reihe „GoBD-Expertenerläuterungen“ widmet sich dem Thema „Konvertierung - von der Bilddatei zum PDF-Format“. Die GoBD-Experten erläutern die Frage, ob sogenannte Formatkonvertierungen für empfangene oder intern ursprünglich in einem anderen Format erzeugte Unterlagen zulässig sind und welche GoBD-Anforderungen dabei zu berücksichtigen sind.

Mit dem Schreiben vom 14. November 2014, den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“, hat das BMF dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind.

Eine grundsätzliche Frage, welche die Unternehmen beschäftigt, ist die Zulässigkeit von sogenannten Formatkonvertierungen für empfangene oder intern ursprünglich in einem anderen Format erzeugte Unterlagen sowie die sich daraus ergebenden Anforderungen. Ergänzend zu den Ausführungen der Ausgabe 2 der Reihe „Experten erläutern die GoBD“ gehen in diesem Artikel die GoBD-Experten auf die Besonderheiten einer Konvertierung von Bilddateien wie TIFF oder JPEG in das PDF-Fomat ein.

In diesem Fach-Artikel wird dargestellt, dass eine doppelte Aufbewahrung nach Auffassung der GoBD-Experten immer dann entbehrlich ist, wenn mit dieser Art von Formatumwandlung gerade keine bildliche oder inhaltliche Änderung einhergeht und damit insbesondere die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird.